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达到目的，是否包含了所有重要的事情？

文章是否适合读者的需要？

我还需要更多或更少或更深入的采访吗？现在你需要的是去收集信息。

开始写作

你已经有了明确的目的，你已经掌握了你的文章应该包括哪些内容以及它们的先后顺序，你已经收集到你需要的信息，现在开始写作。心中有读者

尽可能地明确你的读者是谁，然后选择你的词汇、支撑的信息，组织好材料以适合读者的口味。

下面这些问题应该考虑∶

你的读者已经具有了多少知识背景？你还需要提供、补充什么？

你的读者对这个问题的理解程度怎样？

关于这个主题你的读者的观点是什么？读者的观点与你的观点是否一致？

你与读者的关系怎样？

你的读者喜欢哪种交流风格？它们是正式的还是非正式的交流风格？

哪种信息技术最有可能达到你的目的，它是一种高技术、统计、总的概述还是轶事，是否涉及费用、样板、个人的故事，还是一种参考性资料，你的建议是否与国家的政策相协调等等。

第七部分书面沟通说服你的读者

主体

从蜘蛛网中发展出来的文章概要将会形成你的报告、备忘录或信件的主体。

突出你的重要信息

有两种方法可以突出你的重要信息：第一种方法是我们已经谈论过的，使用短词、短句以及短的段落。

我们的眼睛一般喜欢注意每一段落的第一句，这就是突出你重要信息的地方，而较短的段落更是突出你的主要观点的位置。

第二种方法是，把重要的信息放在一句的重要部分，而且通常也要放在段落的开始句上，而不要跟在诸如“当、在……之后、而、因为、不论怎样、因此、如果”这类词后面。以较短的段落作为文章的收尾，而把重要信息写在每段的起始句上。

前言和结尾的写作

一旦信件、报告或备忘录的主体完成，我们就可以回过来写前言和结尾。

在前言中说明你打算告诉对方什么；在主体段落中进行阐述；结尾时告诉对方你说了些什么。

一般来说前言有两个目的∶

抓住读者的兴趣，并向读者表明在看完你的备忘录、报告、信件后他们能了解到什么。

前言还能帮助读者立即抓住要点，帮助读者寻找他们想要知道的内容，而且还能帮助读者决定在阅读之后应采取的行动，在结论段中总结或者进一步确认这些内容。

即使是一篇很短的备忘录和信件，我们也能够从前言和结论部分获益，尽管这些段落仅有一句话或两句话。清晰地写出你的前言部分，用一两句话概括出要点，然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取的行动。在你的结论部分，重申你的重要观