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的可读性和说服力。

语法

语法是重要的。事实上，公文的一个定义就是“以简洁的语法进行交谈”，读者也经常通过语法来理解我们的信息。

如果你十分关注文章中所运用的语法，这就为你提供了改进你的语法的机会。读一本好的语法书，并经常地倾听你的朋友、同事、电视台和广播电台主持人的讲话，注意他们是如何构造句子，如何使用动词的。

坚持使用电脑的语法检查功能，直至你自信自己不会出错。阅读电脑上的解释，确信自己已经弄懂了。然后让别人检查你的信、报告和备忘录，看能否找出语法上的错误。组织你的材料使用蜘蛛网法

蜘蛛网法是简单而又有用的技巧，可以有序地组织你的信息和思想，它能够帮助你防止遗漏、重复、不切实际，以及突出你的重点内容。

要构成一个蜘蛛网∶

步骤1∶将你的论题放在中心，围绕它画图。

步骤2∶注意你要达到的目的，没有明确的目标不可能写出清晰的文章。公文的一般目的是∶为了分析为了解释为了说明

为了讨论为了建议为了呈送

为了询问为了推荐为了评论

为了感谢为了确认为了概要如果你文章的目的明确，你将能够把你的信息和想法有序地组合以适合你的目的；如果文章的目的不止一个，把它们全部找出来。

如果你需要分几部分来完成你的报告，那么对每一部分制作一个蜘蛛网，每一部分有着不同的目的。

步骤3∶头脑风暴，把你的所有信息都列出来。

如果使用相关的动词和名词，动词表示行为，他们提醒你要做什么，比如“询问的问题比问本身应该更清晰”。

如果几种思想似乎都与主题相关，把每一种思想作为一个分支。

步骤4∶检查一下你所构造的蜘蛛网，看看是否把所有的事情都包含进去了，去掉不必要的或重复的。

步骤5∶你还需要收集、检查或开发哪些信息或数据，把它们突出出来。

检查一下还有什么需要添加进来的。使你的公文尽可能的简洁，越短越好，记住KISS原则，使文章短小精悍。

为你的思想排

序

你的思想的次序是怎样的，一旦你的蜘蛛网构造成功，信息的排序是一件非常简单的事情，只需考虑这篇文章让读者看起来富有逻辑，更有兴趣，更适合读者的口味。

步骤6∶蜘蛛网上的每一支臂膀，都应表现出一定的顺序。引导你的读者一步一步地把握你的思想、信息和结论，有许多方法可以实现这个目标∶

时间∶历史年代∶过去→现在→未来。

空间∶地理位置∶中心点→外延，如：悉尼→郊区，或者墨尔本码头→整个澳大利亚。

因果过程∶事实→原因→结果。

步骤顺序∶如：原材料→制作阶段→产品。

原理∶理论→实践，比如∶文章的可读性→短词、短句、避免专业术语，去掉不必要的短语、重复、复合句，减少句子的复杂性，包括一些短句子。

问题∶解决的可能性，比如∶超重→减肥节食，参加体育锻炼，参观健康农场。

比较和对照∶例如∶动作片与哑剧，草图与油画，紧急的与重要的。

次序∶降序∶由大到小，或升序∶由小到大。建议：

事实→结论→建议：对于喜欢细节的读者应这样做。

结论→建议→事实或理由：适合于那些忽略细节的读者。

结论→事实：适用于了解背景的读者和信任你的读者。

结论→事实→建议：这是一种不寻常的方法，能够抓住读者的注意力，在给出建议前，由他们自己进行逻辑推理。这种方式适合于对自己的建议没有把握的情况。

利益→建议或想法→理智：为了说服读者时使用这种方式。哪一种方法最好？它们都非常有用，为了使交流更清晰更有说服力，以上述的某种方式构造你的理想模式。

文章长短适度

你的信件、报告或备忘录要达到的目的是什么？当你为了实现你的目的提供了必要的信息时，文章就可以结束了。为了使文章简洁，只需提供必要且必需的信息。

需要自我检查的问题

文章中在提出建议后包含了理性的叙述吗？

为了达到目的有无多余的和不必要的信息？

为了