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一名企管顾问艾维?李对施瓦布说:“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问:“费用是多少?”李说:“如果无效的话,免费;但如果有效,希望你能拨出公司因此省下的费用的1%给我。”施瓦布同意说:“很公平。”
接着,施瓦布问李要怎么做,“我需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面,他告诉每一位主管:“在下班离开办公室前,请写下6件你今天尚未完成,但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意,并在开始实行这个计划后,他们发现自己比以前更专心了,因为有了这张表,他们会努力完成表上的事情。不久之后,公司的生产力有了显著的改善,几个月后因为效果惊人,施瓦布开了张45000美元的支票给艾维?李。
玛丽凯说:“当我听到这个故事后心想,如果这个方法对施瓦布而言值45000美元,对我也会有同样的价值。”因此,她开始在每天下班前写下6件明天要做的重要事情,而且也鼓励业务员这么做。今天的玛丽凯化妆品公司拥有20多万业务员,印制了上百万份的粉红色小便条本,每一张便条纸上写的都是:“我明天必须做的6件重要事项。”
做好时间管理
虽然每个人的时间都是一样的,每天都是24小时,不会多也不会少,你花费时间做这件事,就一定无法再用于其他事,时间是不会越用越多的。
这当然没错,可是你仔细观察一下身边的人,是谁老是抱怨“时间不够用”?哪些又是做事最多的人呢?
正相反,整天埋怨时间不够用的人恰恰是那些做事最少的人,这是怎么回事?问题在于不同的时间利用率,时间利用率高的人,可以节省下很多时间,这正相当于实现了时间的增值。
一位闲来无事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片,足足花上一整天的工夫。找明信片要一个钟头,寻眼镜又一个钟头,查地址半个钟头,写文章一个钟头零一刻钟,然后,在准备送往邻街的邮筒去投邮时,又因为考虑是否需要带把雨伞而用掉了20分钟。照这样,一个人总共3分钟里可以办完的事,在另一个人却要犹豫焦虑和操劳整整一天,最后还不免累得七死八活。
一个做事迅捷、工作效率高的人,即使同时应对几件事也能愉快胜任;而一个行动迟缓、推三阻四的人,也许一天下来连一件事也做不成。两人的区别在哪儿?就在于前者已经养成了习惯,而且掌握了做事最简捷的方法。而后者,只是学会了拖延,他的事情总是完不成,所以时间也总是不够用。txt电子书分享平台
第2章 制订简单的计划(8)
下面是时间管理的一些技巧,只要你好好掌握,一定能够事半功倍。
1.遵循10/90法则
大多数管理者90%的决定是在他们10%的时间里做出的。管理者们很容易陷在日常事务中,那些有效地利用他们时间的管理者,总是确保最关键的10%的活动具有最高的优先级。
2.了解你的生产率周期
每个人都有日生产率周期,有些人在上午工作效率最高,有些人是在午后或晚上工作效率最高。凡是了解自己生产率周期并能合理安排工作日程的管理者,可以显著地提高管理效率。他们在生产率周期效率最高的时候处理最重要的事情,而把例行的和不重要的事情挪到效率低的时候处理。
3.记住帕金森定律
帕金森定律(Parkinson's law)指出,工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理隐含着你可以为一项任务安排过多的时间,如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动,你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。
4.把不太重要的事集中起来办
每天留出一些固定的时间打电话,处理未办完的事情,以及其他零碎的事情。理想的情况是,这段时间安排在效率周期的低谷阶段,这样做可以避免重复、浪费和冗余,还可以使你在处理重要的事情时免受琐事打扰。
5.避免将整块时间拆散
只要可能,就应留出一天中工作效率最高的一部分时间作为整块的可支配时间,然后,尽量将自己与外界隔离。在这段时间里你应当限制别人进入你的工作场所,避免被别人打断,谢绝电话和来访者。你每天可以另外留出一段时间,敞开你办公室的门接待那些没有事先预约的来访者,打电话或接电话等等。你能够在多大程度上将自己隔离开,取决于你的组织文化