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4）

〃今天上午，学生时代的朋友突然来访，所以我去跟他一起吃午饭，他跟我聊到了再就业的事情。因此，我浪费了将近两个小时的时间。〃

〃我花了很多时间在修改新产品的说明上，今天又要加班了。对了对了，我还得查看一下邮件……〃

但是，在我看来，这是他自作自受，自己勒自己的脖子。因为K科长只不过是自己给自己添忙罢了。是他自己在不知不觉中浪费了时间。

这到底是怎么回事呢，其实我们只要将这些事情归纳成一个〃时间损耗划分表单〃，就立刻能看到问题所在了。首先，我们要回忆一下自己最近一周的日程安排，我们从记录每天的日程做起。这里面也包括不速之客、计划外的安排，所以如果您使用Outlook等工具，可以在当初制定的计划的基础上，打上改期之后的日程安排，并将其打印出来。

接着，我们便可以在此基础上，看看它属于以下4种情况的哪一种。

①　本不应该插进来的事情

②　本可以汇总的事情

③　本可以委托他人做的事情

④　本可以通过与人商量简化的事情

我按顺序来说明一下吧。

①中的〃本不应该插进来的事情〃，指本可以根据自己的判断排除掉的安排。以K科长为例来说的话，学生时代的友人来与之商量再就业的事情，结果浪费了将近两小时的时间一事，便属于这种情况。但是，我认为，如果事先确认一下有何事，说一句〃能不能日后再详谈〃，这两个小时的时间就可以大幅缩短，甚至是变成零。

②中的〃本可以汇总的事情〃，是指本可以根据自己的判断压缩的事情。查看邮件等事情便是很好的例子，利用被打乱了的时间去做这种事情，就会浪费时间。如果能事先确定好早上、下午或傍晚查看邮件，便可以节约百分之二十到三十的时间。

③中的〃本可以委托他人做的事情〃，是指本可以拜托他人帮忙做的事情，以K科长为例来说的话，修改新产品说明书上所要记载的说明而花费了很多时间一事，便属于这种情况。这些事情只要交给部下或后辈人去做，花费的时间就会大幅缩短，或是变成零。

◇。◇欢◇迎访◇问◇

第10节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（5）

④中的〃本可以通过与人商量简化的事情〃，是指通过与人商量，来省掉等待或行路等时间，从而缩短浪费的时间。

总之，如果我们能将过去的时间损耗作为一种数据捕捉到，并分析其属于这四种情况中的哪一种，然后记录到一张A4纸上，今后再遇到类似的情况时，就可以将其作为一种参考，应对方法自然也就明了了。

时间损耗划分表单

本不应该插进来的事情　本可以汇总的事情

与朋友的午餐

不速之客的应对

2小时

1小时

邮件的查看

书面申请的批准

电话

4小时

4小时

3小时

合计　3小时　合计　11小时

本可以委托他人做的事情　本可通过与人商量简化的事情

说明的修改

3小时

营业进展会议

行路时间

紧急会议

2小时

6小时

2小时

合计　3小时　合计　10小时

先后顺序划分表单

用一张A4纸归纳工作的先后顺序

积累了一定的经验，做到相应的位子上之后，商务人士的一天就会变得更加艰难。

〃今天必须将报价单做出来，提交给A公司，而且要将明天开会时提交的报告整理出来。〃

〃对了，公司发展史的出版是公司成立纪念活动的一环，我也是公司发展史编辑委员会的一员，所以在召开委员会之前，如果我不将计划书整理出来……〃

如上所述，这种人要做的事情一旦堆积起来，即使写到笔记中，有时也会头脑混乱，不知不觉忘记。因此而犯下重大错误，如果错过商机的话，还容易被上司贴上〃不会工作的家伙〃的标签。

在这种时候，我下面要介绍的一张A4纸〃先后顺序划分表单〃便能够发挥作用了。

方法非常简单。只要在以下四项中填上应该