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如果因为某些特殊原因，导致会长对某件事悬而未决，那我便会记录下未决的原因和会长的进一步指示。如果遇到负责人没有按照会长的指示把事情按时办好的情况，我也会毫不留情地将负责人叫过来加以督促。

刚开始做秘书时，当我干了一两回这样的事之后，便觉得有必要把会长的各种指示专门整理成一个清单，这样便于随时确认每件事的完成情况。这样做还有一个好处，那就是每次会长想要确认什么事的时候，不用非要打电话叫负责人过来，有时候看一看我的清单就一目了然了。

因为我的上司就是个善于整理的人，所以我在这方面更是不敢怠慢。每次开会之后或是出门之前，我要做的第一件事便是整理会长的桌子。从桌子左端开始，把各种文件按照待审批的材料、电子邮件、传真、书信的顺序分门别类，一一整理好。紧急的文件则会做上特别的标记单放出来。

对于那些需要回信的内容，如果是我力所能及的，我都会帮会长打好回信的草稿。这也是为了尽可能地减少会长处理文件的时间。如果不分类整理，而是不管三七二十一将文件一股脑儿堆到上司面前，那么面对杂七杂八堆积如山的文件，上司甚至都不知道该从何看起。

每天早上，放在领导桌上的，都应该是新的需要审批的资料、报告书、便条等等。任由昨天的文件原封不动地摆在那里是不可取的，因为对于企业来说，现在和未来比过去更为重要。昨天的东西留到今天再来处理，那无异于在浪费时间，是毫无意义的。

不管怎么说，秘书最重要的工作就是尽可能为上司节省出更多的时间。就算是1秒钟，也不要让上司虚度，只有这样地争分夺秒，才能为企业创造出更多的效益。为此，但凡上司的事情，都要想办法为他分担一些，减少他的工作量。“整理”便是为上司挣出时间的最基本的办法。

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24小时待命的职业玩家（1）

我每天的作息通常是从前一天的夜里开始的。每天早上6点就要出门上班，所以基本上也没时间给丈夫和孩子做早饭。所以我每天出门前都会提前把饭桌收拾好，然后把丈夫要穿的衣服也准备好。不然的话，性格马虎的丈夫出门时肯定又要丢三落四的。

到了公司之后，我会为会长整理一份一目了然的当天日程，然后用最快的速度查看一遍会长的电子邮件。整理这几十甚至上百封邮件，比想像的要费时得多。删除垃圾邮件，然后把剩下的邮件按照重要邮件和不太重要的邮件归类，一看钟，不知不觉已7点10分了，会长已经该来上班了。然后我会给会长泡上一杯茶，然后花5分钟左右的时间把当天的日程汇报一下。之后，会长便会对我下达当天的业务指示。这时差不多7点半了，我和会长便会到休息室开始学习外语。

8点半左右，我便坐在秘书室内，开始一天的工作。接电话、安排会议日程、为会长要参加的研讨会准备资料等等。一天24个小时显得好不够用。如果哪天要外出办事的话，那么回来之后还得处理堆积下来的工作——准点下班？想也别想咯。

下班后也满脑子都是工作上的事

相信职场人都会有这样的感受，上午计划好的事情，下午要按计划执行并不那么容易，因为中间会发生无数的偶然事件，打乱你的计划。

我的工作也是如此。一天之内，经常会接到一些火急火燎地指示，等把这些事情办完了，才发现，本来下定决心今天一定要搞定的事情甚至连着手的时间都没有。于是乎，要么加班，要么把材料带回家在家里加班……

下班之前，我还会再研究一遍第二天的日程安排，反复检查日程是否合理、要办的事情是否都排在日程里了、有没有什么落下的事情。比如，第二天要开经营战略会议的话，我便会跟会长打招呼让他8点前就要来。若是第二天要到外地出差，那么我便会根据火车的出发时间看看是否要为会长准备路上吃的三明治。如果火车是午餐时间开，那就给他准备便当。

下班之前，我还会再检查一遍会长的桌子。一边看看会长有没有什么落下的东西，一边顺便帮着简单清扫一下桌子。毕竟，会长是爱干净的，所以我也总会帮着把他的桌子收拾干净。

最后我会检查一下自己的日程。先是看看有没有今天必须做但是漏掉或是忘掉了的事情。然后，对于明天要做的事情，也预先作个计划。

就算是坐在回家的车上，我的脑子也一刻都闲不下来。需要会长回复的那些文件要怎样帮会长打草稿，