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这个世界发疯了吗？有时似乎电子沟通正在接管我们的生活。在　20世纪　80年代中期，大多数人都没

听说过传真机，只是在很少的大组织中在高层私人助手之间使用。Email还只是一种科学的构想。不长的

十几年前，移动电话还只是为精英分子所用。而今，许多家庭已经拥有传真和电脑，我们中的大多数人的

生活已经离不开电子沟通方式了。

Email是公共的

电子沟通看起来是短暂的，但又可以说是永恒的。一旦我们发送了一封Email，我们立刻创建了四个

备份：一个在我们的电脑里，一个在我们的服务器里，一个在接受者的服务器里，还有一个在接受者的电

脑里。自动的备份功能还会创建更多的备份。一个消息发出一年后，将会有　50个乃至更多的备份。事实

上没办法确定这些备份中的某一个会一直保留下去，被转发，或者被某人有意或无意地读到。Email和传

真甚至可以被用作法庭上的证据。如果你所说的话是消极的，或者可能被错误的采纳，可以考虑删除掉，

或者重新组织语言。如果必须这么说，考虑使用电话或者面谈来传递你的信息。

如果你用老板的电脑发送Email，这封　Email就成为他的“财产”，他有权截留和阅读，所以小心你

所写的内容。正如任何书面的沟通一样，我们永远无法保证对方肯定会看到它。尤其是传真和Email，你

应当确认对方阅读了你的信。

一个好的规则是：不要写任何你不想让你的老板，或者你的家人看到的，或者你不想出现在报纸上的

信息。

注意你的语气

如果我们不加小心的话，电子沟通的非个人化、迅速的特点可能会使我们在无意识中显得比较鲁莽。

人们不能借助于肢体语言和声音的语气语调来判断我们的信息的强度和我们的想法，因此有可能会采用消

极的反应。

简短的句子，缺乏客套，简洁的愿望，都会使我们的电子沟通看起来过于简略。一个简洁直接的信息

可能因简单而被忽略；幽默可能完全没有效果。

要确保这种情形不会发生在你身上，你应当想像一下对方收到你的信息后会如何反应。

如果你正在生气，千万别发传真或Email；如果你感到非这么做不可，那么你可以先写好，但至少等

一天后再发出去，到时候你可能已经冷静下来了。

要特别注意用得体的、友好的、谦恭的语气。记住你的日常用语“请”和“谢谢你”。

不要信马由缰

过去几年里，出现了大量关于　Email的“协议”。比如，全部使用大写字母（除非是缩写标题）被认

为是大喊大叫。这样做是很无礼的，因为全是大写字母比常用的小写字母更难于辨认，最好要避免这些。

一些由标点符号构成的“可爱”的小标记被称为表情标记，还有一些缩写字母（比如　BCNU表示“看

着你”，BTW表示“随便说”）等等，这些最好尽量避免，因为并不是每个人都知道它们，或喜欢它们。

简洁

大多数对各种书面沟通的抱怨都是“太长了”，“而且绕来绕去没说到点子上”。

虽然Email和传真不是书信，称谓（亲爱的约翰，你好苏，或者哪怕是名字后面加一个逗号）以及结

束语（此致敬礼，感谢你的帮助，祝好）都使你的信息显得更友好。

除非是私人信件，否则尽量把　Email的长度控制在一个屏幕内，如果是传真的话不要超过一页。如果

太长，人们很可能只大概看一下，或者根本不看。简洁，但不要生硬，也不要含含糊糊，读者可能不清楚

你在谈什么。

要在生动和趣味上花心思，而不要写得冗长而单调。

清楚明白

有些人每天要收　50—100封Email，所以在主题栏内填写一个标题将有助于收信人决定优先收看权。

我们的主题栏越具体，收信人就越容易准确地判断其内容是什么。不要使用同样的措辞作为你的信息的开

头，否则你会冒着收信人感到被骚扰的风险。

用简单的话