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文章的力量在于动词的运用，文章中应运用比较强烈的行为词汇。这将增强文章的说服力。

使用有力度的动词

有力度的动词会在人们心中形成一幅图画，它们会增加文章的权威性和说服力，因为这些动词指挥

着读者的思想，如果你使用有力度的动词，会增加你的文章的魅力。选择那些专门描述行为的动词。有力

度的动词是具有明确的动作倾向的，和缓的动词通常由系动词构成，通常是抽象而不是具体的。弱强

我们想要去参观我们参观

我是想支持…　我坚决支持

我们能够劝说　我劝告……

我将给你送去　我传真给你

我将去那儿并且　我开车去那儿并且

我们将与你联系　我们打电话给你

使用大量强烈的、特别明确的动词，能构成一幅心理图画。

第七部分　书面沟通

语态应用

使用主动语态

为了使文章更有说服力，要使用主动语态的动词，而不要用被动语态，这就如同演员与剧本的关系一

样。主动语态的句子总是将“演员”推向前台。

被动语态主动语态

那是在会议上被决定的会议决定……

调查由我们来执行　我们调查……

被询问我们问…

我们的战略被制定　我们制定战略

那是诚挚的抱歉我抱歉

你的思想被欣赏我们欣赏你的思想

它被约定……　我们约定……

洗练你的文章以适合读者的口味

使你的文章显得有魅力

你曾经看到过由词汇堆砌起来的报告、信件、备忘录或杂志文章吗？如果有的话，你可能还能回忆起

当时的感受，大多数人对于这类几乎没有词汇间隔，没有剩余空间的长篇阔论的反应是：“去它的吧，我

干吗要看这篇文章？”尽量使你的文章中段落短小，在段落与段落之间留有充分的空间，在纸的上下左右

留有充分的空白。通过选择短词、短句和较短的段落，你能够避免读者的消极反应，你也能设计出某种写

作方式以吸引读者的眼睛。

从你的材料组织着手，使你的文章对读者来说更有魅力。

使用标题和副标题

在白色的空间标以题目，以警示读者文章从这里开始，并且帮助他们发现他们要寻找的内容。

使用执行概要

这些是非常有用的工具并且被包含在许多商业文件中。甚至一页纸的备忘录也有执行概要，它构成一

种写作形式，解释性的标题告诉读者，从这里开始，这就是备忘录的作用。

较长的备忘录和报告，可以有整页的执行概要，来描述内容或突出主要的信息和结论，使读者知道他

们何时应该看，并且要仔细看这些内容。

写作个性化

用“我”、“你”、“我们”等人称代词帮助读者把你的文章连接起来，使文章更直接、清晰和有说

服力，使你的文章更具个性，更具可读性，避免使简洁的文章显得突然。

组织的方向盘是靠人来转动的，公文也是由一些人写给另一些人看的，因此不要担心在你的公文中参

考了别人的东西。公文的写作要运用简明语法，同时要写出个性化的文章。

机智地写作

公文不应含有判断术语，应以职业化的方式报导事实，让读者自己得出结论，如果你想给予一种观点、

说明，不要把它掩饰成事实。

同时还要考虑时间，在你发出备忘录或信件前，把自己置于读者的位置去考虑事情。

不要忘记检查

仔细检查你已经写完的文件，反复大声地为自己朗读，确认语法运用是否正确，你的意思表达是否清

楚。

然后再为自己读一遍，检查你需要提供的信息都包括进去了吗？有没有多余的应该删去的内容？把时

间花在检查上是值得的，它能帮助你确保你的文章便于阅读、理解和付诸实施。

第七部分　书面沟通

电子沟通

你怎么能说我没有与你交流？就在昨天我还回复了你的　Email呢！